Bien suivre ses règlements pour éviter les impayés

Une entreprise a beau être rentable, si elle rencontre des problèmes de trésorerie, elle ne pourra pas faire face bien longtemps. Les problèmes de trésorerie dans les Très Petites Entreprises (TPE) sont en effet dans le peloton de têtes des causes de fermeture. Selon un rapport de l’Observatoire du financement des entreprises publié en juin 2014, « un tiers des TPE présente un solde de trésorerie quasi-nul ». Il est ainsi primordial de faire preuve d’organisation et de rigueur dans le suivi de ses règlements.

Comment éviter les impayés ?

Lorsqu’un devis est accepté et que la commande est signée par le client, pensez à demander le versement d’un acompte. Le montant de cet acompte doit être bien réfléchi et doit pouvoir couvrir au minimum les frais d’achat de matériel que vous avez engagés auprès de vos fournisseurs. Sur la facture d’acompte, indiquez la somme à verser et la date à laquelle elle doit être versée. Il est d’usage de demander le paiement de l’acompte dès la signature de la commande.

Une fois la prestation effectuée, ne tardez pas à établir votre facture. Si vous demandez le règlement dès la fin des travaux, vous pourrez être payé rapidement, ce qui vous évitera de devoir faire face aux imprévus. Votre client n’est pas à l’abri, par exemple, d’un accident avec sa voiture, qu’il voudra sûrement faire réparer avant de vous payer. Plus le client décale la date de paiement, plus vous serez forcé de trouver une solution pour faire face à vos besoins de trésorerie et reporter la date de vos propres règlements auprès de vos fournisseurs, ce qui n’est pas forcément du meilleur effet dans le cadre d’une relation de confiance.

Comment faire face aux impayés ?

Malgré vos efforts, malgré des délais tenus et respectés de votre part dans la réalisation des travaux et l’établissement de la facture, rien ne vous assure que votre client vous paiera dans le temps imparti. Plusieurs raisons pourront expliquer son comportement : un oubli, un incident personnel de dernière minute ou même un mécontentement face à votre travail. Il vous faudra trouver l’explication à ce retard pour réagir au mieux et tout de suite.

Le meilleur moyen de rappeler à vos clients qu’ils vous doivent un paiement est de leur dire, tout simplement. Mais aussi de bien valider les délais de règlement dès la validation de votre prestation avec lui.

Pensez donc aux lettres de relance ! Nul besoin d’être agressif dès le premier courrier, vous risquez de perdre un client à cause d’une mauvaise communication. Un outil comme le progiciel Rivalis peut vous être d’une grande aide en cas d’impayés. Une fois programmé, il imprime automatiquement les lettres de relance avec le discours juste. Il ne vous reste alors plus qu’à les envoyer !

Identifier les mauvais payeurs

Malgré vos relances, il peut arriver que l’un ou l’autre de vos clients refuse encore de vous payer. Ce sont des clients que l’on peut alors qualifier de mauvais payeurs. Sans un outil de suivi de vos règlements, vous pouvez très bien les oublier et passer à côté sans vous en rendre compte. Cela peut s’avérer dangereux pour votre trésorerie, il vous faut être très vigilant ! Pour essayer de récupérer l’argent dû, vous pouvez faire appel à un huissier et entamer une procédure judiciaire.

Des problèmes plus importants peuvent survenir lorsqu’un mauvais payeur vous demande d’effectuer de nouveaux travaux alors qu’il n’a pas encore payé le chantier précédent. Leprogiciel Rivalis enregistre toutes les informations concernant vos clients, en particulier les paiements effectués ou non. Grâce à l’historique de commandes, il vous est alors facile de savoir si vous pouvez accepter une nouvelle demande sans prendre de risques pour votre trésorerie.