Le pilotage d'entreprise selon Rivalis

Le fonctionnement en détails

Rivalis est à l'origine même du pilotage d'entreprise adapté à la petite entreprise. Il aura fallu trois ans de 1993 à 1996 pour mettre au point un outil de gestion de l'exploitation en temps réel et d'aide à la décision accessible à tous, jusqu'au plus petit patron. Son utilisation ne nécessite aucune compétence particulière en informatique ou en gestion de l'exploitation. De même, il aura fallu de nombreuses années pour tisser un réseau de Conseillers Rivalis suffisant pour accompagner de nombreux chefs d'entreprise dans l'amélioration de leurs performances. Aujourd'hui, le réseau Rivalis compte plus de 273 Conseillers, et plusieurs milliers de clients dans toute la France.

Le « GPS » : le progiciel de gestion de l'exploitation en temps réel

Le « GPS » : un outil prévisionnel

Le progiciel Rivalis est un outil d'aide à la décision qui avertit le chef d'entreprise de l'évolution de sa société en temps réel et à court et moyen termes, ce qui permet de prévenir tout risque de dérapage.

Grâce à une interface intuitive et conviviale, la prise en main est immédiate. Rivalis estime qu'une entreprise est "opérationnelle" en deux heures.

Conçu pour les petites entreprises ( TPE / PME ) de moins de 19 salariés, le progiciel Rivalis permet de piloter une entreprise à partir de la seule saisie d'un devis et d'une facture. Une véritable prouesse.

C'est un véritable tableau de bord de l'entreprise. Une fois l'outil correctement paramétré (rôle du Conseiller Rivalis), il suffit de saisir les données relatives à une commande (matériaux, temps de travail nécessaire, frais…) pour savoir quel est le montant minimal à facturer pour dégager un bénéfice.

Si un devis comporte une marge trop faible (ne permettant pas de couvrir les frais fixes), le système se met en alerte. Les messages sont directs : si l'indicateur passe au vert, le chef d'entreprise gagne de l'argent. Eu rouge, il en perd.

Quelle que soit la décision prise (notamment en termes de stratégie commerciale), le chef d'entreprise proposera son devis en toute connaissance de cause.

Le dirigeant connaît en permanence son résultat probable de fin d'année. Conseillé par le "copilote" Rivalis, il peut donc prendre à temps, et en toute connaissance de cause, les décisions stratégiques qui s'imposent (réorientation d'activité, réorganisation du travail, modification des tarifs ou prestations…).

Auparavant, ce type d'aide à la décision était réservé aux grandes entreprises. Avec le progiciel Rivalis, il suffit d'intégrer certaines données comptables extraites du dernier bilan (comptes de résultats - détail des charges - amortissements - factures - salaires) puis d'estimer pour chaque salarié (dirigeant inclus) le pourcentage de travail dédié à la production pure (ex : une secrétaire sera définie à 0% de production alors qu'un mécanicien pourra être estimé à 90%).

L'enregistrement de ces données fait alors apparaître :

  • Un objectif de charges,
  • Un objectif de chiffre d'affaires main d'oeuvre mettant en évidence les marges dégagées par les prestations de service (ou main-d’œuvre),
  • Un objectif de chiffre d'affaires marchandises laissant apprécier les marges dégagées par la vente des produits.

Le chef d'entreprise a maintenant fixé le cap et va pouvoir mesurer à tout moment, en temps réel, l'écart entre les objectifs qu'il s'est fixés et leur réalisation.

Le « GPS » : un outil de simulation

Grâce à ce progiciel, le chef d'entreprise peut simuler à tout moment différents scénarios et se projeter à plus ou moins long terme.

En infirmant ou confirmant certains paramètres (effectifs de l'entreprise, facturation, retards de règlement, investissements, modification d'un taux horaire, modification d'une marge...), il peut visualiser l'impact de chacune de ses décisions en terme de bilan annuel et de bénéfices.

  • Puis je embaucher, selon quelles conditions ?
  • A partir de quel prix de vente puis-je atteindre le point d'équilibre ?
  • Ai-je les moyens d'investir ?
  • Quel type d'amortissement dois-je choisir ?
  • Puis-je augmenter mon personnel ?
  • Quelles seraient les conséquences d'une nouvelle répartition du travail au sein de l'entreprise ?
  • Etc...

Autant de questions auxquelles cet outil de gestion de l'exploitation en temps réel apporte des réponses immédiates… dans un langage clair.

Le « copilote » : le conseiller Rivalis

Un outil de gestion de l'exploitation en temps réel simple, c’est très bien, mais ce n’est pas suffisant car les entrepreneurs sont souvent seuls et ont aussi besoin de conseils formulés dans un langage clair et à moindre coût, ce qui exclut le recours à des cabinets spécialisés traditionnels. Le copilote Rivalis assure ce rôle de conseil permanent auprès de l'entreprise dont il est, en quelque sorte, le copilote.

Un homme pragmatique et concret qui m'apporte des conseils applicables immédiatement.

Le rôle du Conseiller Rivalis

Le Conseiller Rivalis met en œuvre le logiciel (intégration des paramètres de l'entreprise) et aide à établir un budget prévisionnel.

Ensuite, il assiste le chef d'entreprise dans le pilotage de sa société, l'accompagne dans ses choix de développement et se charge d'éviter toute dérive éventuelle. Pour cela, le Conseiller Rivalis se déplace chaque mois chez son client pour effectuert sa mission d'accompagnement.

Entre autres interventions, le conseiller Rivalis :

 

Témoignage :

« Un homme qui peut se rendre disponible à la moindre difficulté, ses visites mensuelles sont indispensables. Non seulement, il contrôle les en-cours et les devis, mais il vérifie que tout se passe bien et a toujours quelques bons conseils pour améliorer notre efficacité ! »

 
  • Met en place le compte d'exploitation prévisionnel
  • Aide à définir les objectifs
  • Commente les résultats du mois
  • Aide le dirigeant à prendre les décisions stratégiques
  • Aide à l'analyse des possibilités d'embauche
  • Alerte l'utilisateur du progiciel sur les dérives par rapport aux objectifs initiaux
  • Assure le suivi de ses analyses et en mesure les effets
  • S'entretient avec l'expert-comptable et commente, avec lui, les résultats
  • Intervient auprès du banquier, si nécessaire
  • Met l'entreprise en relation avec tout conseiller utile à son développement
  • Etc...
 

Le suivi du Conseiller

 

Témoignage :

« C'est très rassurant de savoir qu'un spécialiste de la gestion est disponible et qu'on peut l'appeler en cas de besoin ! »

 

La réussite de la méthode de gestion de l'exploitation en temps réel mise en place par Rivalis tient notamment à la régularité des réunions de travail que le conseiller Rivalis est tenu d'accomplir dans l'entreprise. Il doit s'y rendre au moins une fois par mois pour passer au crible les paramètres de gestion de l'exploitation et, si nécessaire, faire une analyse plus approfondie de la situation de l'entreprise.

Parallèlement, le chef d'entreprise peut évidemment le solliciter à chaque fois qu'il le juge nécessaire.

Les contrats passés avec les utilisateurs étant renouvelables, le conseiller Rivalis doit être mobilisé et ne s'autoriser aucun droit à l'erreur.

 

Suite de votre visite : Les résultats de la méthode de Pilotage d'entreprise Rivalis